29.04.2020 | 

Größere Projekte stellen in der Regel auf verschiedenen Ebenen ganz besondere Herausforderungen an die involvierten Mitarbeiter-Teams.
Maximal effiziente Abläufe können hier nur unter der Berücksichtigung des Ansatzes des agilen Arbeitens – agile coaching gewährleistet werden.

Aber auch hinsichtlich der stetig zunehmenden Komplexität des Tagesgeschäfts ist eine Annahme agiler Methoden mittlerweile praktisch unumgänglich. Die Stichworte sind erweiterte Teamarbeit, Kanban, Scrum Master und letztendliche Prozessoptimierung zur Verbesserung der Arbeitsquantität sowie Arbeitsqualität. Wie aber gelingt der Einstieg - und was bedeutet agile Coaching eigentlich im Detail, wie funktioniert die Verbesserung der Arbeitsprozesse genau und welche Ansätze gibt es? Lohnt es sich in Ihrem Unternehmen überhaupt, agiles Arbeiten vorzunehmen? Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Sie im Folgenden.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen an dieser Stelle keine umfassende Strategie zur Etablierung agiler Prinzipien in Ihrem spezifischen Unternehmenskontext bieten können. Tatsächlich gilt es im Zuge des agile Coachings zu viele methodische Möglichkeiten sowie individuelle Voraussetzungen in den einzelnen Unternehmen und betreffende (langfristige) Wechselwirkungen zu berücksichtigen, um hier allgemein zutreffende Aussagen zu machen. Sehen Sie diesen Ratgeber als eine Gelegenheit, sich einen ersten – dennoch detaillierten – Überblick zu verschaffen.

Was ist "Agile" und wie funktioniert der Ansatz grundsätzlich?

Der Begriff „agile“ meint „agiles Arbeiten“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet in diesem Zusammenhang “beweglich, rührig, tätig”.

Bereits in den 1950er Jahren wurde eine systemtheoretische Grundlage für agiles Arbeiten geschaffen. Talcott Parsons AGIL-Schema (AGIL als Akronym für „Adaptation“, „Goal“ „Attainment“, „Integration“ und „Latency“) beschreibt de facto die Fähigkeiten eines sozialen Systems, welches sich selbst erhält.

Beide Sachverhalte sind ohne Weiteres mit dem unternehmerischen Gedanken und entsprechenden geschäftlichen Anforderungen in Verbindung zu bringen. Im Unternehmenskontext kann agile Coaching auf unterschiedlichen Ebenen stattfinden - beginnend bei agilen Teams über agiles Management bis hin zu einem vollkommen agilen Betrieb. Vereinfacht ausgedrückt ist eine agile Organisation die Summe diverser agiler Teams, die gemeinsame, möglichst frei von althergebrachten Grenzen Ziele verfolgt und sich dabei an einem Unternehmensleitbild orientieren.

Agile Unternehmen besitzen dabei die Fähigkeit, aktiv, flexibel und prompt auf – sich heute fraglos in sämtlichen Geschäftsbereichen schneller denn je - verändernde Situationen zu reagieren. Zudem bedeutet agil sein, anpassungsfähig, reaktionsschnell, initiativ und proaktiv zu agieren. Das alles geschieht mit einer klaren Fokussierung auf barrierefreie Teamarbeit. Dies führt zu einer erhöhten Arbeitsquantität sowie Arbeitsqualität und letztendlich bestenfalls zu einer enormen Ausprägung der Marktstärke des eigenen Unternehmens, womit ein deutlicher Vorsprung gegenüber den Wettbewerbern erzielt werden kann.

Bedenken Sie dabei: Agiles Arbeiten – agile coaching ist niemals Selbstzweck, sondern sollte immer als Chance gesehen werden, sich von den vorhandenen – vielleicht klassisch strikten – Strukturen und Rollenverteilungen im Unternehmen sowie damit verbundenen Arbeitsprozessen zu distanzieren. Das geschieht zugunsten eines teamverbessernden und letztendlich rundum prozess- sowie qualitätsoptimierenden Ansatzes.

Was macht ein Agile Coach?

Sollen die im vorherigen Abschnitt erläuterten Ansätze innerhalb eines Unternehmens etabliert werden, funktioniert dies zumeist nicht aus eigener Kraft innerhalb der Organisation. In nahezu jedem Fall sind Fachleute hinzuzuziehen, die sich mit den spezifischen Prozessen sowie deren Dynamiken auskennen und diese hinreichend vermitteln können. Da im Zuge der Einführung agiler Arbeitsweisen auch gewohnte Hierarchien, Zuständigkeiten, Prinzipien und Werte großteilig verworfen werden und damit nicht selten Spannungen innerhalb der Teams bzw. bei den Führungskräften entstehen, ist es sehr von Vorteil, wenn ein externer Trainer zur Seite steht, der die Rolle des agile Couch übernimmt. Denn dieser bringt nicht nur einen durch und durch professionellen Umgang mit der Thematik ein, sondern ebenso eine gesunde Distanz.

Agil, reaktionsschnell, flexibel und auf Teamarbeit sowie Prozessoptimierung ausgerichtet verfahren: Das scheint vielen Betrieben zunächst recht simpel und zudem überaus logisch sowie notwendig. Die Umsetzung von agile Coaching ist im Regelfall allerdings alles andere als einfach. Letzteres ist unter anderem darin begründet, dass agile Coaching auch eine agile Organisation bzw. die Bereitschaft zur Annahme betreffender Ansätze erfordert. Die Schaffung dieser Voraussetzung ist in vielen Unternehmenskontexten ohne Weiteres nicht möglich, da Agilität Betriebe dauerhaft verändert. Sie wirkt sich langfristig enorm auf die Erwartungen, Werte und Prinzipien der Mitarbeiter/Teams wie auch Führungskräfte aus.

Agiles Coaching und genauer der Agile Coach begleitet diesen Strukturwandel. Er oder sie sorgt dafür, dass althergebrachte Rollen, Verantwortlichkeiten und Machtverhältnisse dabei zu möglichst wenig Reibungen und Unsicherheiten führen. Tatsächlich bildet die Unterstützung bei der Bewältigung derartiger Hürden eine der Hauptaufgaben der Coaches.

Der agile Coach übernimmt in der Regel folgende Aufgaben/Rollen bzw. verfügt über entsprechende Kompetenzen.

  • Der Coach besitzt nicht nur theoretisches Fachwissen hinsichtlich unterschiedlicher agiler Ansätze wie z. B. dem Rahmenwerk Scrum, sondern können diese auch aus praktischer Erfahrung vermitteln sowie ihrerseits flexibel auf eventuelle Probleme oder unvorhergesehene Gegebenheiten reagieren.
     
  • Der Coach sichert den tatsächlichen Mehrwert bei der Einführung und Umsetzung agilen Arbeitens – sie achten darauf, klare Ziele zu fokussieren und dabei einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen. 
     
  • Der Coach berücksichtigt die Werte und Prinzipien des agilen Arbeitens in Gänze und sorgen für deren Einhaltung sowie eine ständige Reflexion. 
     
  • Der Coach verschafft als zentrale Ansprechpartner eine optimale Transparenz sowie Kommunikation bei der Prozessoptimierung. 

Grundsätzlich sorgt der agile Coach also für die Einhaltung klar gesteuerte agile Prozesse und bestimmter Vorgehens-Methoden innerhalb und außerhalb der Organisation. Der Coach ist dabei jedoch nicht als Autorität im Sinne eines zentralen Verantwortlichen zu sehen. Vielmehr unterstützt das Coaching das Team samt Entscheider dabei, die neuen Werte sowie Rollen für sich anzunehmen und eine eigenverantwortliche, nicht auf klassische Zuständigkeiten ausgerichtete Arbeitsweise zu etablieren. In der Rolle als Coach motiviert er loszulassen, abzugeben und transparent, offen zu kommunizieren.

Grundsätzlich werden folgende agile Prinzipien vermittelt.

  • Kommunikation und Individuen sind wichtiger als Prozesse. 
     
  • Die Funktionalität und maximale Zielgruppenrelevanz der eigenen Leistungen steht vor einer umfassenden Dokumentation.
     
  • Die Arbeit auf den (potenziellen) Kunden hin und mit jenem zusammen sind effektiver als Budgets und Verträge auszuhandeln. 
     
  • Flexibel und agil zu arbeiten, ist in der heutigen - auf allen Ebenen sehr schnelllebigen (Business-)Welt - erfolgsentscheidend und intelligenter als strikten Hierarchien, Verfahrensweisen etc. zu folgen. 

Für welche Unternehmen ist agiles Arbeiten eine Option?

Traditionelle Top-Down-Organisationen haben sich zum Verwalten von bestehenden Geschäften und entsprechenden Vorgängen als sehr zuverlässig erwiesen. Sie können auf schnelle Veränderungen – wie sie heute faktisch gang und gäbe sind – aber in aller Regel nicht angemessen reagieren. Demzufolge stellt sich die Frage, ob eine Relevanz agilen Arbeitens in Unternehmen gegeben ist, gar nicht mehr. Vielmehr ist zu klären, in welchem Umfang Betriebe mehr agile werden müssen. Das ist hier aufgrund der vielfältigen Einflussfaktoren selbstverständlich ebenfalls nicht hinreichend bzw. generell zu bestimmen. Der Zusammenhang verdeutlicht jedoch, dass heute prinzipiell alle Firmen von agilem Arbeiten profitieren.

Natürlich können einige Betriebe weniger agile arbeiten als andere. Das betrifft beispielsweise die Baubranche. Für die Vorarbeiten eines vielleicht komplexen Projektes ist auch hier der Ansatz agilen Arbeitens möglich, hinsichtlich der praktischen Ausführung jedoch weniger prädestiniert. So kann ein Haus fraglos kaum ohne eine konkrete Vorplanung mit der genauen Bestimmung von Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen erbaut werden. Sollte hier direkt nach der Errichtung des Fundaments und der Außenwände klarwerden, dass der bisherige Bau den Dachstuhl nicht tragen kann, ist die schnelle, flexible Anpassung nicht mehr möglich. Aber auch das Baugewerbe und ähnlich „agil-eingeschränkte“ Branchen können in Bezug auf die Zusammenarbeit im Betrieb – insbesondere beim Vorhandensein verschiedener Abteilungen – sehr zweckdienlich agile Methoden einsetzen.

Welche Vorteile verschafft Agile Coaching klassischen B2B-Unternehmen?

Der große Vorzug von agile Coaching zeigt sich in der Tatsache, dass das Unternehmen lernt entsprechende Anpassungen selbst und im Ganzen für sich anzunehmen sowie dann auch über alle Ebenen hinweg umzusetzen. Der Coach begleitet diese Vorgänge und hilft Barrieren im Team und mit Vorgesetzten abzubauen. Er oder sie ist nicht als Verantwortliche/r für das Gelingen anzusehen.

Schon bei der Umsetzung wird die Eigenverantwortlichkeit ins Zentrum gestellt, die sich später auf die Teamarbeit übertragen soll. Die Unternehmenswahrnehmung wird hier vielschichtig gestärkt. Mitarbeiter/Teams fühlen sich mehr in sämtliche Abläufe integriert und Hemmschwellen gegenüber den Vorgesetzten werden abgebaut. Das wirkt teamverbessernd und fördert letztendlich die Arbeitsquantität und Arbeitsqualität. Mit der Prozessoptimierung erreichen Sie bestenfalls die folgenden zentralen Vorteile.
 

  • Die Effizienz sowie Effektivität von Prozessen wird innerhalb einer Neuausrichtung der Team mit dem Fokus auf Selbstorganisation erhöht. 
     
  • Mehr Effizienz und Effektivität ziehen einen erhöhten Return on Investment (ROI) nach sich. 
     
  • Leistungen werden ihren Kunden schneller und verlässlicher zur Verfügung gestellt, wodurch das Ansehen der gesamten Brand/des gesamten Unternehmens und deren Stärke auf dem Markt steigt. 
     
  • Nach einem erfolgreichen agile Coaching ist Ihr Unternehmen bestenfalls in der Lage, die Agilität selbstständig fortzuführen.
     
  • Sie profitieren bei der Inanspruchnahme eines Agile Coach im Idealfall von langjährigen Erfahrungen und versierten Verfahrensweisen bei der Umsetzung einer entsprechenden Genese. 
     

Wie verbessert ein Agile Coach die Prozesse im Unternehmen?

Eine gute Performance bei der Arbeit in Teams ist das zentrale Ziel des Coaching. Es gilt nicht mehr strikt in einzelnen Abteilungen zu denken, sondern als (großes) Team spezifische Ziele zu verfolgen. Klassische Organisationsstrukturen und betreffende Prozesse sind eher starr. Hier entstehen in der Regel gewisse Distanzen zwischen den Mitarbeitern, Vorgesetzten und allen anderen Stakeholdern eines Betriebes. Ferner weichen die Anforderungen des praktischen Tagesgeschäfts nicht selten deutlich von den unter dieser Distanzierung geplanten Abläufen ab.

Dieser Effekt zeigt sowohl bei Mitarbeitern als auch Kunden negative Wirkung. Entscheidungen zu Verfahrensweisen und damit verbundene Notwendigkeiten werden weit entfernt vom Ort der schlussendlichen Umsetzung getroffen. Mitarbeiter/ Teams versuchen, zutreffende Vorgaben einzuhalten, agieren dabei jedoch mitunter höchst ineffizient. Abnehmer fragen sich am Ende, warum sie zahlreiche abweichende Aussagen von unterschiedlichen Abteilungen erhalten.

Durch agile Coaching werden solche Probleme weitgehend ausgeschlossen. Missverständnisse, Reibungen und Kommunikationsdefizite sind unter diesem Ansatz optimal zu vermeiden. Denn bestenfalls arbeiten sämtliche Kollegen sehr eng zusammen und wissen stets über alle Methoden sowie Abläufe Bescheid. Das zeigt sich insbesondere in nachfolgenden Prozessoptimierungen mit Coaching.

  • Teams sind fortan entscheidungsbefugt - es wird ein eigenverantwortliches Handeln im Unternehmensnamen angestrebt.
     
  • Sowohl die externe als auch die interne Kommunikation für Kunden und Teams sind im Projekt direkt zeitaktuell sichtbar. 
     
  • Über transparente Verfahrenspläne erhalten alle Beteiligten kontinuierlich Information zum Ist-Zustand und gegebenenfalls notwendigen Schritten. 
     
  • Projekte werden für alle Beteiligten verständlich dargestellt und in ihrem Verlauf transparent beschrieben. 
     
  • Eventuell erforderliche Prozessveränderungen erhalten angepasste Zeitfenster, womit ein größerer Reaktionsspielraum gegeben ist. 
  • Für welche Projekte eignet sich agiles Coaching besonders bzw. welche prominenten Ansätze gibt es? 

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