13.07.2020 | 

Mit agiler Teamarbeit bzw. Kundenkommunikation per Webinaren, Whiteboards und Live-Chat auf den digitalen Wandel durch Corona reagieren.

Eine Krise, wie sie derzeit in Form der Corona-Pandemie über Europa und der gesamten Welt liegt, bedeutet schwerwiegende wirtschaftliche Probleme auf unterschiedlichsten Ebenen. B2B- wie auch B2C-Unternehmen sehen sich einschneidenden Restriktionen gegenüber. Es gibt Materialengpässe in nahezu allen Bereichen, insbesondere B2B-Kunden bleiben aus, da sie auch ihre eigene Geschäftstätigkeit aufgrund sinkender Abnehmerzahlen oder Produktionsmitteleinschränkungen herunterfahren müssen und nicht wenige Betriebe haben ihre Arbeit ein für alle Mal niedergelegt. Auf Kundenseite leidet man unter Kontaktverboten, die es beispielsweise gar nicht oder nur sehr reduziert ermöglichen, Fabrikate vor Ort zu begutachten. Die gerade im B2B – im Kontext oft komplexer, teurer Produkte - so wichtige Face-to-Face-Kommunikation ist in ihrer bekannten Ausprägung kaum mehr gegeben.

Bei all diesen Negativauswirkungen etwas Positives zu folgern, ist zweifelsohne überaus schwierig. Dennoch sind tatsächlich einige Aspekte vorzubringen, in Anbetracht derer für die die Krise sogar einen gewissen wirtschaftlichen Aufschwung bedeutet. So sind nicht nur die Zahlen von Remote-Work sowie vor allem des geschäftlichen Wirkens im Homeoffice 2020 enorm gestiegen, sondern damit ebenso die Annahme des generellen digitalen Arbeitens und nicht zuletzt die Nutzung entsprechender Kommunikations- sowie Collaboration-Tools. In diesen Bereichen wurden Deutschland über die vergangenen Jahre immer wieder von verschiedenen Seiten deutliche Defizite gegenüber anderen EU-Staaten vorgeworfen, denen nun durch Corona zwangsläufig verstärkt entgegengewirkt wird. Bei der aktuell fast überall notwendigen digitalen Zusammenarbeit aus der Ferne haben agile Unternehmen de facto klare Vorteile. Wie sich diese zeigen, was digitale Zusammenarbeit für Teams sowie Kundenkommunikation Ihrem Betrieb allgemein bringen und mit welchen Tools die digitale Neuausrichtung für Unternehmen erleichtert wird, lesen Sie in diesem Beitrag.

Welche Vorteile haben agile Unternehmen im Homeoffice 2020 / bei der Etablierung einer digitalen Zusammenarbeit der Teams und im Kundenkontakt?

Agile Methoden, wie beispielsweise KANBAN, bieten an sich sehr viele Vorzüge. Durch das Aufbrechen klassischer Hierarchie-Verfahrensstrukturen, Flexibilität, Vernetzung und das fortwährende Hinterfragen des bisher Erreichten führen sie zu einem vielschichtigen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der (bestenfalls) im gesamten Unternehmen spürbar ist. Hier stehen insbesondere das deutlich erhöhte Potenzial des Erreichens maximal effizienter Arbeitsweisen sowie eine damit einhergehende Steigerung der Kundenzufriedenheit und nicht zuletzt zufriedenere Mitarbeiter im Fokus.

Leider – und das möchten wir Ihnen nicht vorenthalten – passen Remote-Work bzw. Homeoffice 2020 und agile Zusammenarbeit in Teams sowie agile Kundenkommunikation grundsätzlich nicht gut zusammen. Per Definition sollen agile Teams gemeinsam und unbedingt abteilungsübergreifend an Projekten oder Produkten arbeiten. Diese Voraussetzung kann am besten erreicht werden, wenn Beteiligte unter einem Dach oder in einem gemeinsamen (physischen) Raum agieren. Damit ist die Möglichkeit zu einer direkten Kommunikation in entsprechenden Meetings sowie des Fällens schneller Entscheidungen und die Abgabe von Feedback zu Zwischenständen optimal gewährleistet.

Insbesondere die Kommunikation in Meetings von Angesicht zu Angesicht ist für den Erfolg der agilen Zusammenarbeit wichtig. Daher findet sie sich auch zentral in den zwölf Grundprinzipien des sogenannten Agile Manifests wieder. Bei einer örtlichen Verteilung des Teams gestaltet sich die Kommunikation untereinander selbstverständlich komplizierter und nimmt in aller Regel mehr Zeit in Anspruch.

Das alles spricht erst einmal nicht für klare Vorteile agiler Unternehmen bei der Etablierung von Remote-Work und Homeoffice 2020. Faktisch besitzen solche Betriebe jedoch durch die Annahme agiler Arbeitsweisen und der damit verbundenen Akzeptanz neuer, ungewohnter Wege abseits des Standards sehr gute mentale sowie strukturelle Voraussetzungen, um erfolgreich auch digitales Arbeiten umzusetzen. Hier wird bereits weitgehend ohne die ständige Kontrolle durch das Management, selbstständig und selbstverantwortlich gearbeitet. Genau diese (Mitarbeiter-)Einstellung ist für eine optimal zweckdienliche digitale Neuausrichtung für Unternehmen und die Zusammenarbeit aus der Ferne überaus relevant.

Darüber hinaus nutzen derartige Betriebe zumeist bereits wichtige methodische Komponenten und entsprechende digitale Tools, die beim Remote-Work und Homeoffice 2020 erfolgsentscheidend sein können. Das sogenannte Kanban Board ist eine der Schlüsselkomponenten der Kanban-Methode für die agile Arbeit des Teams. Es handelt sich hierbei praktisch um ein Whiteboard, welches – vereinfacht ausgedrückt – zur Visualisierung der Workflows und deren Fortschritte dient. Diese Tafel steht im Zentrum sämtlicher Projekt oder Produktionsabläufe und ist von allen Beteiligten frei einsehbar. Kanban Boards sind heute natürlich im Allgemeinen digital. Sie bieten also theoretisch auch Mitarbeitern, die nicht vor Ort sind, beste Gelegenheit, die Abläufe im Unternehmen detailliert zu verfolgen und gezielt Beitrag zu leisten. Eine solche zentrale digitale Organisation ist in der Tat ebenfalls im Kontext der Schaffung einer effizienten sowie effektiven digitalen Teamarbeit und einer digitalen Kundenkommunikation elementar.

Wenn es ein agiles Team also schafft, die Kommunikationshürden in den Griff zu bekommen und sehr gute Absprachen trifft, stehen Remote-Work sowie Homeoffice 2020 nicht nur in keinem Widerspruch zur Agilität – letztere kann das Gelingen dieser Arbeitsweisen sogar fördern. Demzufolge sollte das Management eines (agilen) Unternehmens ein erhöhtes Augenmerk auf die Optimierung des Informationsflusses richten. Ein diesbezügliches Defizit trägt erfahrungsgemäß immens zu einem etwaigen Produktivitätsverlust bei. Sämtliche relevanten Informationen sollten für die Beteiligten jederzeit transparent, zugänglich und leicht verständlich aufbereitet sein.

Remote-Work und Homeoffice 2020 - welche Einflüsse bzw. Vor- und Nachteile für Unternehmen bestehen?

Die Etablierung von Remote-Work und Homeoffice 2020 ist für klassisch wie auch agil arbeitende Unternehmen zweifelsohne eine nicht zu verachtende Herausforderung. Viele Betriebe befürchten massive Einbußen in puncto Produktivität, Mitarbeitermotivation, Kontrolle und Unternehmenskultur. Tatsächlich sind derartige Bedenken nicht ganz unbegründet. Unter der Schaffung der passenden Voraussetzungen werden entsprechende potenzielle Nachteile jedoch nicht nur gegen Null gerichtet, sondern sogar vollkommen ins Positive gekehrt.

Nicht wenige Verantwortliche im Management denken, dass Mitarbeiter automatisch weniger produktiv sind, wenn sie nicht vor Ort im Büro deutlich sichtbar am Schreibtisch arbeiten. Fest steht: Unter einer unklaren Kommunikation von Erwartungen und Deadlines besteht eine erhöhte Gefahr, dass Mitarbeiter in Remote-Work bzw. im Homeoffice 2020 eine deutlich geringere Produktivität zeigen, als es im Betriebsbüro der Fall wäre. Wenn jene aber genau wissen, für welche Zielerfüllungen sie in ihrem Team zuständig sind, welche Deadlines für spezifische Arbeiten angesetzt wurden und sie dementsprechend effizient mit regelmäßigen zentral einsehbaren Status-Meldungen per Whiteboard arbeiten, wird sich ein solches Negativverhalten sicher nicht zeigen. Es gilt weiterhin den Teamgeist zu stärken und positive Ergebnisse zu belohnen. Demzufolge und ebenso durch die mit Remote-Work sowie Homeoffice 2020 einhergehende Arbeitsfreiheit steigt die Produktivität bestenfalls sogar signifikant. 

Viele Remote- und Homeoffice-Mitarbeiter denken, dass sie in ihrer digitalen Arbeitsumgebung stets "sichtbar" agieren müssen, um zu beweisen, dass sie wirklich arbeiten. So wird vorausgesetzt, dass jede Mail binnen weniger Minuten zu beantworten oder jeder Chat umgehend einzugehen ist. Durch den resultierenden Druck entsteht unnötiger Stress, der unter anderem den soeben vorgebrachten Vorzügen massiv entgegenwirkt. Entsprechende Mitarbeiter konzentrieren sich weniger auf ihre Arbeit, als sich darum zu sorgen, ständig eine vermeintlich positive Wirkung nach außen zu transportieren. Damit sind sie weit weniger produktiv, als sie könnten.

Oft sind solche Verhaltensweisen in der Überzeugung begründet, dass Remote- oder Homeoffice-Mitarbeiter irgendwie "anders" seien als die Kollegen im Betriebsbüro. Der Druck oder Eindruck, vielleicht weniger geschätzt zu werden wie die vor Ort tätigen Unternehmensangehörigen führt zu einem erhöhten Profilierungsverlangen. Um dem entgegenzuwirken gilt es, Remote-Work und Homeoffice 2020 im gesamten Betrieb als normal in den Köpfen zu verankern. Gelingt dies, profitieren Unternehmen von einer homogenen Sichtweise, die nicht nur hilft, entsprechende Verfahrensstrukturen zu etablieren, sondern ebenfalls diese langfristig erfolgreich zu nutzen und stetig weiterzuentwickeln.

Mit der vorherigen Schlussfolgerung sind wir dem Thema Zusammenhalt des Teams schon sehr nahe. Ebenfalls wehren sich Verantwortliche des Management gegen Remote- und Homeoffice-Teams, weil sie fürchten, somit den Teamgeist und letztendlich die Unternehmenskultur zu schwächen. Natürlich fallen bei der digitalen Arbeit von zuhause oder unterwegs wichtige lockere Gespräche während der Pause, spontane Teamzusammenrufe und Teambuilding-Maßnahmen weg oder sind zumindest weniger leicht umzusetzen.

Mit der richtigen Einstellung und einer aktiven Herangehensweise lassen sich allerdings auch solche sozialen sowie corporate-identity-spezifischen Komponente durchaus digital übertragen. Die Verwendung moderner Techniken, wie zum Beispiel Video-Chats bzw. Videoconferencing, für solche Zwecke stärkt wiederum den Innovationscharakter eines Betriebs und bringt ein erhebliches Plus an Effizienz.
 

Darüber hinaus punkten Remote-Work und Homeoffice 2020 mit einigen weniger subtilen Vorteilen:

  • Durch Remote-Work und Homeoffice entfallen lange Arbeitswege mit nervenaufreibenden Staus, Bahn-Verspätungen etc. Demzufolge beginnt der Arbeitstag viel entspannter und nicht zuletzt schneller.
     
  • Mit dem Wegfall des Arbeitswegs werden eventuell vom Unternehmen getragene Kosten für Dienstwagen oder Bus- und Bahntickets eingespart.
     
  • Generell gibt es insbesondere im Homeoffice weniger Ablenkung. Keine Kollegen verleiten zum Gespräch neben der Arbeit und der Geräuschpegel ist zu Hause im Allgemeinen ebenfalls niedriger, woraus letztendlich ein konzentrierteres Arbeiten resultiert.
     
  • Arbeitgeber bieten ihren (potenziellen) Angestellten durch die Option Homeoffice einen zusätzlichen Anreiz, im Unternehmen zu verbleiben oder eben sich auf eine Stelle zu bewerben.
     
  • Des Weiteren muss der Arbeitgeber für Mitarbeiter in Remote-Work oder im Homeoffice 2020 keinen Arbeitsplatz einrichten, was Raum und Geld spart. 

Welche Kommunikations- und Collaboration-Tools helfen, die digitale Arbeit in Teams und die digitale Kundenkommunikation zu fördern?

Sowohl im Kontext der Remote- und Homeoffice-Arbeit als auch hinsichtlich der sich daraus häufig ergebenden differenten Kundenbetreuung spielt der Einsatz spezialisierter Tools eine erfolgsentscheidende Rolle. Sie bilden die digitale Grundlage für wichtige Kommunikations- und Organisationsprozesse, die sonst vornehmlich face-to-face bzw. im Unternehmen erfolgen. Wenn Sie beispielsweise die Ergebnisse Ihrer Arbeit Kollegen mitteilen oder einem wichtigen Kunden zentrale Vorteile und Funktionsweisen eines Produkts erklären möchten, können Sie dies als Remote-Worker oder Homeoffice-Arbeiter eben nicht vor Ort erledigen. Entsprechende Tools werden optimalerweise präzise auf die jeweiligen Unternehmensanforderungen ausgerichtet und ergeben schlussendlich einen virtuellen zusätzlichen Betriebsstandort. Ohne zutreffende Technologien wären ökonomische Remote-Arbeit und Homeoffice 2020 tatsächlich gar nicht möglich. Nachfolgend erhalten Sie diesbezüglich einige Inspirationen.

Chat-Tools und Whiteboards als Kommunikations- sowie Prozessbasis für verteilte Teams

Der Markt strotzt nur so vor Corporate-Messengern, die nicht selten zahlreiche weitere Features neben dem reinen Live-Chat mitbringen. Hier gilt es zunächst klug herauszufiltern, welches Werkzeug sich für die eigenen Zwecke besonders eignet. Unbedingt sollten Funktionen, die eine gewisse emotionale, natürliche Kommunikation erlauben, wie beispielsweise die aus Social Media bekannten Emoji-Reaktionen und GIPHY-Integrationen, ermöglicht werden. Hier hapert es bei Remote-Work und Homeoffice oft besonders, wodurch Verständnisprobleme und letztendlich ineffiziente Vorgänge resultieren können.

Zusätzlich zur (bestenfalls) natürlichen Kommunikation bieten Chat-Systeme die Chance, Entscheidungen zu dokumentieren und langfristig nachverfolgbar zu machen. Die Remote- und Homeoffice-Kommunikation verlaufen häufig asynchron. Unter dem Einsatz von Messengern ist das jedoch kein Problem, denn dortige Gespräche bleiben nachlesbar. So sind stets alle Teammitglieder auf dem Laufenden und können sich innerhalb der jeweiligen Arbeitszeit an wichtigen Entscheidungen beteiligen.

Idealerweise werden solche Chat-Tools mit einem Whiteboard kombiniert, auf dem sämtliche Team Mitarbeiter Beteiligten den Fortschritt spezifischer Projekte oder Produktionsverfahren nachvollziehen und ebenso ihren Beitrag zum Ganzen selbst verzeichnen oder zumindest transparent wiederfinden. Ein solch zentrales Datenbrett und generell für alle klar ersichtliche Vorgänge sowie die Speicherung bzw. Bereitstellung wichtiger Dokumente an einem bestimmten, leicht zugänglichen Ort sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Etablierung von Remote-Work oder Homeoffice 2020.

Webinare statt direkter Support- oder Verkaufsgespräche

Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, sollten für wichtige Kundentermine selbstverständlich grundsätzlich flexibel im Unternehmen zugegen sein. Ist das jedoch nicht möglich oder sogar vom (potenziellen) Kunden nicht erwünscht, gibt es durchaus vielfältige digitale Alternativen. Mit dem nachfolgend noch genauer fokussierten Video-Chat können live beispielsweise wichtige Funktionen von Produkten oder ebenso Dienstleistungen per Webinar fast wie beim realen Kontakt an die Interessenten herangetragen werden. Letztere haben ihrerseits die Möglichkeit, direkt zu interagieren, sprich Fragen oder Anregungen zu genaueren Beschreibungen zu stellen.

Software für Videoanrufe für die „reale“ digitale Kommunikation in Teams und zum digitalen Kundenkontakt

Wie ein digitaler Kundenmeetings per Video-Chat aussehen kann, haben wir im vorherigen Abschnitt beschrieben. Natürlich sind hier auch sehr viel gewöhnlichere Kommunikationssituationen denkbar – zum Beispiel für die schnelle persönliche Beantwortung spezifischer Fragen zu einem Produkt.

Aber auch firmenintern sollten Video-Chats gang und gäbe werden. Sobald Kommunikation sehr nuanciert, vielleicht verwirrend oder sogar hitzig wird, ist der Video-Chat im Zusammenhang mit Remote-Work und Homeoffice 2020 die beste Option, um Klarheit zu schaffen bzw. die Wogen zu glätten. Auch im Büro würden zum Beispiel nach Unklarheiten, die durch eine Rund-Mail ausgelöst wurden, betreffende Kollegen zu einem persönlichen Gespräch zusammenfinden.

Hier gilt es – ähnlich wie beim Live-Chat – die optimale Software für Videoconferencing zu finden. So sind beispielsweise für umfangreiche Meetings größerer Unternehmen längst nicht alle Tools gleichermaßen geeignet. Gerade in einem solchen Kontext ist es angebracht, auf ein Programm zu setzen, welches eine Galerieansicht und eine Konnektivität zu einem Chat-Tool bietet. So wird eine effiziente Erfassung aller beteiligten gewährleistet und es besteht die Möglichkeit, während einer Konferenz wichtige laufende Kommentare und Reaktionen in Schriftform einzublenden.

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