Corona hat wichtige Business-Events, wie Tagungen, Konferenzen und insbesondere größere Messen, massiv ausgebremst. Entsprechende Veranstaltungen mussten oftmals ganz ausfallen, oder sie wurden, wie eine Studie des Instituts für Produktionsmanagement (IPM) erkennen lässt, von bis zu 65 Prozent der sonst teilnehmenden Betriebe abgesagt. Da Messen in vielen Unternehmen sehr wichtige Instrumente für Marketing, Vertriebskontakt und letztendlich für eine besonders effektive Kundenakquise und –bindung auf der Customer Journey sind, stellt das Wegfallen spezifischer Branchen-Events ein erhebliches Problem dar. Als ein praktikabler Lösungsansatz hat sich die virtuelle Messe herausgestellt.
Während des zweiten Lockdowns, Anfang 2021, nahmen der IPM-Studie zufolge bereits mehr als dreiviertel der befragten Unternehmen online an größeren Messen teil. Der Zuspruch wächst kontinuierlich – nicht zuletzt, weil eine virtuelle Messe tatsächlich diverse signifikante Vorteile gegenüber einer Präsenzmesse hat. Diese Benefits können allerdings nur dann voll ausgespielt werden, wenn Veranstalter sehr differenziert Online Events planen.
Wenn auch Sie sich fragen „Wie organisiere und erstelle ich einen virtuellen Messestand?“, und wissen möchten, welche Vorteile Ihnen eine Messe im digitalen Raum bieten kann, sind Sie hier genau an der richtigen Stelle.
Welche Vorteile bietet eine virtuelle Messen gegenüber einer Präsenzmessen?
In unserem Beitrag Virtuelle Messe - Vor- und Nachteile von digitalen Events für Unternehmen erhalten Sie einen detaillierten Überblick der vielen Vorzüge von Online-Messen. Darüber hinaus sind jedoch noch folgende Faktoren von großem Vorteil:
Virtuelle Events organisieren, ist budgetfreundlich.
Im Gegensatz zu klassischen Messen, Konferenzen etc. fallen keinerlei Kosten für die Anreise, Übernachtungen und Bewirtung an. Ebenfalls entfallen die Standmiete, die Erstellung von physischem Werbe- und Marketing-Material sowie der Transport der Messeutensilien und der Messebau.
Personelle Ressourcen können erheblich eingespart werden. Es wird kein Team zum Auf- und Abbau benötigt, Teilnehmer müssen nicht vor Ort begrüßt und registriert werden – das geschieht bereits bei der vorab stattfindenden Anmeldung - und generell sind weniger Vertriebs- bzw. Marketing-Mitarbeiter beim Ablauf einer virtuellen Messe nötig.
Die virtuelle Messe ermöglicht es, einfach mehrere Referenten von jedem beliebigen Ort bequem per Live Stream bzw. ohne Anfahrt einzusetzen. Vorträge sind auch später noch über eine Mediathek abrufbar.
Der geringere Aufwand für Besucher kann durchaus dazu führen, dass mehr Zielkunden erreicht werden. Diese können sich problemlos auch von weit entfernten Orten oder sogar anderen Kontinenten zuschalten. Damit wird das Potenzial zur Neukundengewinnung selbstverständlich enorm angehoben.
Ein Lockdown oder auch ganz einfach schlechtes Wetter, Stau und andere Schwierigkeiten, mit denen sich Messebesucher typischerweise konfrontiert sehen, sind kein Thema. Unter den Bedingungen einer guten Planung und Bandbreite verlaufen virtuelle Messen normalerweise störungsfrei bzw. überaus komfortabel.
Die Hemmschwelle zur Kontaktaufnahme kann geringer sein – manche Messeteilnehmer fühlen sich bei der Interaktion per Video Meeting oder Live Chat hinter ihrem Schreibtisch wohler als im direkten Gespräch vor Ort.
Die virtuelle Messe bietet zu all dem viele Möglichkeiten, die auch das moderne Online-Marketing so stark machen. Besucher-Tracking bzw. KPI Reporting, Digital Selling und die direkte Anbindung weiterer business-wichtiger Anwendungen, wie Marketing Automation, über die Lead Profiling und Lead Nurturing per E-Mail-Marketing ohne großen Aufwand erfolgen, sind nur einige Beispiele.
Virtuelle Veranstaltungen planen:
Welche verschiedenen Anbieter und Möglichkeiten zur Umsetzung gibt es?
Grundsätzlich gilt: Jede Messe, die als Präsenzveranstaltung stattfindet, kann auch online abgehalten werden. Dafür wird dann allerdings die passende digitale Plattform benötigt.
Um die perfekte Virtuelle Messe Plattform herausstellen zu können, sollten zunächst das Thema und das Ziel des Events bestimmt werden. Erst wenn beides steht, kann sich zielgenau um die Akquise von Service-Anbietern für die Messe gekümmert werden. Auf technischer Ebene ist es wichtig, zu berücksichtigen, dass virtuelle Messen verschiedenste Ausprägungen online haben können: Es gibt sie zum Beispiel samt interaktivem Messegelände in 3D mit sehr vielen Besuchern und einzigartigen Möglichkeiten zur Interaktion oder als eher simple 2D-Veranstaltungen in kleinerem Rahmen. Die gewählte Software sollte den angepeilten Ausrichtungsrahmen selbstverständlich ideal bedienen können.
Zusätzlich zum Umfang der Messe online wird zumindest eine Landingpage benötigt, auf der die Veranstaltung zu bewerben und die Anmeldung zu regeln sind. Auch hier bieten Plattformen für digitale Messen unterschiedliche Möglichkeiten.
Ein weiterer sehr wichtiger technischer Aspekt betrifft die Sammlung und die Analyse von Daten. Virtuelle Messen bieten vielfältige Möglichkeiten, Besucher zu tracken sowie Feedback einzuholen, Abstimmungen zu schalten und ähnliche. Anhand solcher Informationen können Veranstalter präzise erfassen, ob die Messe ein Erfolg war oder nicht. Die Daten lassen sich darüber hinaus auch sehr effektiv für weitere Marketing- und Vertriebszwecke online nutzen. Es sollten bei der Virtuelle Messe Plattform der Wahl demzufolge beste Analytics-Voraussetzungen für die eigenen Ziele gegeben sein.
Die Plattform virtual booth deckt diese zentralen Anforderungsbereiche zuverlässig ab.
Was sind die Grundlagen für die Organisation einer virtuellen Messe?
Egal, ob Präsenzmesse oder virtuelle Messe – die richtige Planung solcher Events bestimmt deren Erfolg immer maßgeblich mit.
Die Planungsgrundlagen bilden folgende drei Faktoren.
Sowohl bei realen als auch bei virtuellen Events ist die Festlegung des Ziels einer der zentralen Planungsaspekte. Nur wer wirklich weiß, was erreicht werden soll, kann eine Messe effizient auf diesen Plänen aufbauen.
Das Ziel stellt eine wichtige Stütze für die komplette Planung und ebenso die Durchführung der Veranstaltung dar. Dabei sollte darauf geachtet werden, smarte Ziele festzulegen, sprich solche, die realistisch, spezifisch, terminiert und messbar sind.
Das Ziel der Messe bestimmt wiederum maßgeblich deren Konzept - und dieses ist unbedingt aufzustellen, bevor Tools oder Dienstleister ausgewählt werden, mit denen Veranstalter virtuelle Events organisieren.
Bei der Konzeptionierung kann die große Anzahl und Variationsbreite einer Virtuelle Messe Plattform zunächst einmal überwältigend wirken. Liegen aber eine konkrete Zielsetzung und damit auch schon eine Richtung, in welche die digitale Messe gehen soll, zugrunde, fällt die Aufstellung des Konzepts gleich viel leichter.
Bevor das virtuelle Event weiter organisiert wird, sollte die eigene Zielgruppe in den Fokus der Planung rücken. Die zentralen Fragen sind hier: Wie internet- und technikaffin sind die Zielpersonen – liegen bereits eingehende Erfahrungen mit Konferenz-Tools und virtuellen Messen vor oder eher nicht?
Hier Klarheit zu schaffen, ist unter anderem sehr wichtig, um die Usability der digitalen Veranstaltung perfekt ausrichten zu können. Weniger digital erfahrene Teilnehmer benötigen mehr Unterstützung und einen insgesamt einfacheren Messeansatz. Wohingegen Besuchern, die vielleicht selbst der Digitalbranche entstammen, eine viel komplexere Erlebniswelt geboten werden sollte, um ausreichend zu überzeugen und zu begeistern.
So wird die digitale Messe zum Erfolg!
Virtueller Messestand organisieren in 9 Schritten
Sind die Grundlagen der Planung erfüllt, geht es daran, den virtuellen Messestand zu organisieren. Die Einhaltung der nachfolgenden 9 Schritte steigert die Erfolgschancen dabei erfahrungsgemäß enorm.
- Programm fixieren:
Sind die Ziele klar, steht das Konzept und ist bekannt, was die Zielgruppe benötigt, gilt es das Programm der Messe festzulegen.
- Partner und Gastredner akquirieren:
Spezielle Events, wie Vorträge oder Tutorials, sind wichtige - weil überzeugende - Bestandteile von Messeauftritten. Entsprechende Personen sollten spätestens nach der Konzeption gewonnen werden.
- Virtuellen Messestand erstellen:
Erst jetzt wird der virtuelle Messestand mit allen Features erstellt.
- Besucher einladen:
Nun müssen Besucher gewonnen werden, was über verschiedene Wege online erfolgen kann. Typischerweise legt man eine Gästeliste bekannter Personen an und kontaktiert diese direkt.
- Spezifisches Marketing
hilft, auch weitere Zielkunden zu erreichen. Alle melden sich über eine eigens für das Event erstellte Landingpage an.
- Team briefen:
Das Messeteam wird jetzt präzise gebrieft – das betrifft sowohl die Verhaltensweisen auf der virtuellen Messe als auch deren Technik.
- Vorab Testing:
Bevor die virtuelle Messe wirklich online geht, sollten sämtliche Features eingehend getestet werden. Liegen vielleicht massive Defizite vor, die dann erst im Zuge der Veranstaltung deutlich werden, wirft das ein sehr negatives Licht auf den Veranstalter.
- Event durchführen:
Die digitale Messe ist nun bereit für die Besucher. Es wird virtuell präsentiert, interagiert, moderiert und bestenfalls verkauft. Dabei sollte jedoch stets Technikpersonal bereitstehen, das bei Problemen schnell Abhilfe schaffen kann.
- Messe nachbereiten:
Wenn das Event beendet ist, liegen normalerweise viele Daten vor, die ausgewertet und weiterverarbeitet werden müssen. Es gilt weiterhin Follow-ups auszuspielen, Feedback einzuholen und generell das Erreichen der Messeziele zu prüfen.
Was ist darüber hinaus zu beachten?
Eine Messe kann zwar in praktisch jeder Branche durchaus auch im digitalen Raum stattfinden. Das Veranstaltungskonzept einer Präsenzmesse lässt sich aber normalerweise nicht eins zu eins „virtualisieren“. Es sollte daher immer auf ein spezielles Konzept für das Online-Medium gesetzt werden.
- Nicht jeder Besucher ist mit digitalen Events vertraut. Daher sollten Teilnehmer – gerade in typischerweise weniger digitalaffinen Branchen – so gut es geht bei ihrem Messebesuch unterstützt werden. Generell gilt es das gesamte Event möglichst nutzerfreundlich zu gestalten. Vorab über ein Programm zu informieren, wie die Messe abläuft, ist hier immer vorteilhaft.
- Es ist zu beachten, dass die Aufmerksamkeit der Messeteilnehmenden vor dem Bildschirm eine andere ist als vor Ort auf einer realen Messe. Besucher können sich am Rechner mitunter nicht so lange auf eine Sache konzentrieren oder sind einfach weniger bereit dazu. Daher sollten bei virtuellen Messen kürzere Sessions und längere Pausen eingeplant werden.
- Ein gutes Bild und bester Ton sind auf allen betreffenden Ebenen absolut erfolgsentscheidend bei einer virtuellen Messe. Beispielsweise schwinden die Chancen auf einen Abschluss in einem persönlichen Gespräch per Video Meeting enorm, wenn der Ton abgehackt übertragen wird und/oder das Bild immer wieder hängt.
- Des weiteren ein Thema, auf das ganz besonderen Wert gelegt werden muss: Das Thema Datenschutz. Denn wie auch auf einer Website müssen die Daten der User geschützt und nach DSGVO auch eine explizite Einwilligung vom User erfolgen, bevor diese Daten überhaupt in irgendeiner Form gespeichert oder verwendet werden dürfen. Gerade im Hinblick auf anschließende Marketingaktivitäten, wie beispielsweise E-Mail-Marketing, Lead Management oder Marketing Automation ein Punkt der nicht außer Acht gelassen werden darf.
Was kostet eine virtuelle Messe?
Natürlich kann nicht pauschal gesagt werden, wie viel eine virtuelle Messe kostet. Das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zunächst sollte geschaut werden, welche Features für die Messe bzw. das Erreichen des Messeziels benötigt werden.
Zentral wichtig ist hier die Beantwortung der Frage:
- Welche Erlebnisse und Interaktionsmöglichkeiten sollen Besucher erhalten?
- Soll die Messe in 2D oder gar in 3D stattfinden?
- Wird ein Live-Event bspw. in Form eines Webinars stattfinden?
- Wird zusätzlich die Anbindung eines Marketing Automation-Systems benötigt?
Weiterhin ist die angepeilte Anzahl der Teilnehmer ein wichtiger Kostenfaktor. Viele Anbieter einer virtuellen Messe Plattform staffeln ihre Preise auf Basis der zu erwartenden Verbindungen mit ihrer Lösung. Dieses Vorgehen ist nur logisch, denn eine digitale Plattform, die beispielsweise 100 Besucher organisieren muss, benötigt weit weniger Ressourcen als eine, die 20.000 Teilnehmer zu managen hat.
Im Allgemeinen ist ein virtuelles Event schon ab ca. 4.900 Euro zu veranstalten. Jedoch gibt es bei den meisten Anbietern von Software für virtuelle Messen keine feste Preisliste. Interessierte müssen anfragen und bekommen dann eine individuelle Kalkulation. Normalerweise kann an dieser Stelle auch gleich eine kostenfreie Demo gebucht werden, im Zuge derer ein geführter Rundgang erfolgt und man alle wichtigen Funktionen erklärt bekommt.
Fazit
Wahrscheinlich beherrschen Sie als typisches Messeunternehmen bereits die Grundlagen der Event-Planung. Eine virtuelle Messe können Sie genau auf diesen aufbauen und erweitern ihr Know-how durch die neuen Optionen der digitalen Plattform zugleich Stück für Stück. Gute Tools bieten Ihnen nicht nur viele Features, sondern helfen über einen kundenorientierten Service auch konkret bei der Anwendung dieser.
Sie können schließlich bei Ihrer virtuellen Messe praktisch alle Vorgänge integrieren, die Ihnen auch auf einer Präsenzmesse Vorteile verschaffen. Dabei bietet Ihnen der online Auftritt zahlreiche Vereinfachungen und technische Möglichkeiten, die sie auf einer herkömmlichen Messe nicht haben. Somit ist die virtuelle Messe viel mehr als eine Notlösung – sie bildet eine moderne Alternative zum klassischen Event.
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